© 2016 Liora Levy-Baz

  • LinkedIn Social Icon
  • c-facebook
  • Twitter Classic
  • ליאורה לוי בז

תיק תק...תיק תק


ברגע הראשון כשמסתכלים על התמונה הזו חושבים שזו פצצה, אבל לא, לא מדובר בפצצה.

זה שעון נוכחות בסטארטאפ...שהפך לפצצה.

לפחות ככה זה מרגיש בסטארטאפים שמגיעים להחלטה, להבנה,שאולי צריך שעון נוכחות.

בסטארטאפים, ובכלל בחברות קטנות שגדלות, ברגע שגדלים ועוברים מספר עובדים מסויים (חמש-עשרה?), כל עניין הנוכחות ואופן דיווחי השעות הופך לעתים קרובות לרגיש ונפיץ. זה קורה בעיקר בגלל כוונות טובות, מאוד טובות, שפוגשות מציאות אחרת בשטח כשמניין העובדים משתנה ממספר חד ספרתי לדו ספרתי או יותר. התחושה של ה"הנהלה", שמורכבת מאדם אחד או שניים ואך לפני רגע הצטופפה באותו חלל עם עוד 5 עובדים, עוברת באופן טבעי משליטה מלאה בכל מה שקורה עם אותם חמישה, לתחושת אובדן שליטה כשמספר העובדים גדל, מתפצלים לחללים נוספים, ובכלל לא עובדים כבר ישירות מול כולם כל הזמן . ואז מתחיל הבלבול. לא בטוחים מה צריך לעשות או איך צריך לעשות את זה, מה גורם פעמים רבות למסרים כפולים של המנהלים מול העובדים (אני בטוחה שלעובדים מביניכם יש דוגמאות מצויינות) בכל מה שקשור לתפוקת עבודה וזמן עבודה, ומכאן הכל מתחיל להדרדר סביב הנושא הזה.

>> "תרבות ארגונית" - מדברים גבוהה גבוהה ומפספסים את המטרה

>> קונפליקטים במקום העבודה - החור השחור בתקציב החברה

אם אתם מנהלים/מייסדים ומכירים את הפצצה הזו, הפעולה הראשונה שאני ממליצה לעשות היא להימנע ממסרים כפולים, לא מהסוג הורבלי וכמובן לא מהסוג ההתנהגותי, הבלתי מילולי. לא לשווק מסרים בכל בוקר של "הכי חשוב זה התפוקה" ואז לעקם פרצוף כאשר מישהו צריך לצאת מוקדם. מסרים כפולים פוגעים באמון וכשהאמון נפגע והציניות מרימה ראשה, אזי כל המוטיבציה נפגעת ואיתה הרצון של העובדים להשקיע ולעשות מעבר. נוצרים מתחים לא חיוביים אצל כל הצדדים, זמן ומשאבים ניהוליים מופנים לנושא הזה, "נ ו כ ח ו ת", במקום לדברים חשובים אחרים. ובמקרים הכי גרועים, אנשים טובים מתפטרים ועוזבים. הפסדי ההון האנושי, המקצועי והכספי שנגרמים הם משמעותיים, במיוחד לחברות קטנות.

הפעולה השנייה שאני ממליצה לעשות היא לרענן ולחזק את פרקטיקות הניהול בשטח.

האם לכולם ברורות המשימות שלהם? האם יש לכולם מספיק משימות? האם יש דד ליינים ברורים וריאלים? האם מנהלים פולו אפ עקבי ומסודר? האם מוטמעת בעובדים האחריות האישית להרמת דגלים במקרה של בעיות, אחריות קבוצתית, פתרון בעיות,יוזמה אישית? ועוד ועוד.

הפעולה השלישית היא להקדיש לנושא שעון הנוכחות, ואופן דיווחי השעות בכלל, זמן מחשבה, בדיוק כמו הפרוייקטים החשובים שלכם. מה הצרכים, אילו אילוצים קיימים, פתרונות אפשריים (ונוחים למשתמש), תכנון קדימה. זה מאוד קשה לנהל את השיקולים האלה אם מדובר בהחלטה של אדם אחד, ובמקרה שכזה אני ממליצה להתייעץ עם איש/אשת מקצוע או קולגה מקבילה בחברה אחרת. מצד שני, כבר קרה שפגשתי שותפים מייסדים אשר היו חלוקים ביניהם לגבי הפיתרון שנקרא "שעון נוכחות" - לכן צריך ליישב גם את המחלוקות כחלק מההכנה ולא להותיר אותן על כנם בזמן שמתקינים את השעון.

מעסיק חייב לנהל פנקס בדבר שעות עבודה - סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה

במידה והגעתם למסקנה כי שימוש בשעון נוכחות הוא הדבר שצריך לעשות, אזי קחו בחשבון שזהו תהליך השייך לסוג לו אני קוראת "תהליך מחולל שינוי (והתנגדויות)". בשביל שתהליך שכזה יתקבל בחברה באופן מייטבי הוא צריך כמה דברים, ביניהם שלושה עיקריים: "למה" ברור ושקוף, זמן ושיתוף.

למה

אם ה"למה" לא ברור לנו, אז אנחנו, כל בני האדם באשר הם, קודם כל נתנגד. וכן, זה בסדר שיש שיקולים עסקיים ניהוליים, מקום העבודה זה עסק שצריך לנהל אותו, אבל אנחנו "לא נשמע" את זה אם זה לא יתוקשר ויוסבר כמו שצריך ובעיקר יתחבר לאינטרסים המשותפים של כל העובדים בחברה.

זמן ושיתוף

הדבר השני הוא זמן. הגדירו את נקודת השינוי בזמן עתידי, חודשיים או שלושה קדימה, ובמהלך הזמן הזה תקשרו את השינוי הצפוי באופן קבוע ועדיף בגובה העיניים. עשו אולי פיילוט ושתפו בשיקולים ובהחלטות (לפעמים לא בטוחים איפה יותר נכון להציב את השעון או באיזו תוכנה להשתמש..משוב משתמשים עוזר לכולם), הקשיבו לתגובות לגבי השינוי והתייחסו אליהן. הדבר הכי חשוב עם זמן הוא שהזמן מאפשר לנו לעבד את השינוי, להתכונן, לדבר על זה, להבין במה מדובר - בקצב שלנו.

מה שבטוח, אף אחד לא אשם בסיטואציה המתקתקת הזו. לא הכוונות הטובות של המייסדים ולא ההתנהלות בשטח של העובדים, אבל חייבים לטפל בה, לפני שאתם, או היא...תתפוצץ.

ליאורה לוי-בז : בניית מערכות יחסים עסקיות

"העשייה שלי היא מציאת פתרונות לעסק או הארגון על ידי האנשים שבתוכו"

פיתוח יכולות תקשורת אפקטיבית וניהול קונפליקטים | בניית הסכמות ויישוב מחלוקות בתהליכי עבודה ותהליכים עסקיים - בין עסקים ובתוכם | ליווי תהליכים מחוללי שינוי | ייעול תהליכי עבודה בין ממשקים | ליווי מנהלים ושותפים עסקיים | גישור עסקי ומו"מ.

מעבירה סדנאות בניהול קונפליקטים, תקשורת אפקטיבית ומפגשי שולחן עגול להנהלה בכירה וצעירה.

#ייעולתהליכים #עבודה #ניהול #תרבותארגונית #ניהולקונפליקטים #שעוןנוכחות